Uppdragsbeskrivning för sekreterare

Hej på er

Jag har funderat lite på det här med uppdragsbeskrivningar av de olika förtroendeuppdragen vi har. Min tanke är att det ska vara tydligt och enkelt för en ny att sätta sig in i vad ett specifikt uppdrag innebär och vilket ansvar man har i den uppdrag man får/tar på sig.

Här är ett exempel på en uppdragsbeskrivning jag skrivit för sekreterarens roll. Kan säkert vara så att jag glömt något. Tyck gärna till om detta, är det bra eller dåligt, är detta något vi ska fundera över eller inte m.m.

Uppdragsbeskrivning för sekreterare i Svensk Land Rover Klubb

Sekreterarens uppgifter: Sekreteraren har bland annat följande uppgifter inom sin roll

Inför möten

• Begära in punkter till dagordning för styrelsemöten, cirka 2 veckor innan mötet.

• Upprätta dagordning till styrelsemöten.

• På uppdrag av ordförande, skicka ut kallelse till styrelsemöten tillsammans med dagordning, cirka 1 vecka innan mötet.

Under möten

• Skriva protokoll på styrelsens möten.

Efter möten

• Mejla protokoll till justeringsmännen för justering.

• Skicka digitala kopior, efter okej får justeringsmännen, av protokollen till Webmaster för publicering på hemsida.

• Uppdatera beslutsloggen.

Till fysiska möten

• Ta med protokoll för fysisk underskrift när styrelsen träffas.

Efter fysiskt möte

• Kopiera underskrivet protokoll och spara i därför avsedd arkivpärm.

Efter årsmöte

• Skicka digital, underskriven kopia av Årsmötesprotokoll till RoverLand samt till Webmaster för publicering på hemsida och i medlemstidningen.

Efter konstituerande möte

• Mejla justeringsmännen för justering av protokoll.

• Skicka protokollet för underskrift till justeringsmännen och ordförande.

• Skicka protokollet till kassören för eventuell ändring av firmatecknare hos banken.

En gång per år

• Skicka original av protokollen till Arkiv Gävle för arkivering.

• Skicka arkivexemplar av RoverLand, matrikel och dekaler med mera till Arkiv Gävle för arkivering.

Allmänt/Övrigt/Kontinuerligt

• Vittja mejlen sekreterare@slrk.se