[Originally posted by #3805 Lup]
Det här är ett intressant resonemang.
I princip är jag för någon form av uppdragsbeskrivningar eftersom det kan vara till hjälp för både valberedning och den som funderar på att ställa upp på ett uppdrag. MEN det här är jättesvårt att göra på ett bra sätt.
Vissa uppgifter är jättelätta att beskriva, som t.ex. att en sekreterare ska skriva styrelseprotokoll, medan andra kan vara både svåra att beskriva och/eller ändras från verksamhetsår till verksamhetsår.
Ett typiskt exempel på sådant som kan ändras är vem som tar emot posten. Styrelsen kan t.ex. komma överens om att det är sekreteraren som ska vara postmottagare men man kan lika gärna bestämma att kassören ska vara mottagare om man tycker att stor del av posten är av ekonomisk betydelse. En tredje gång råkar någon i styrelsen bo så praktiskt till att det är smidigast att den personen är mottagare. Det här måste varje styrelse kunna göra upp så det funkar bäst för just dem.
Med det i åtanke riskera uppdragsbeskrivningar för varje post bli ganska tunna med uppgifter som är kopplade specifikt till den posten och sedan har man ett antal uppgifter som behöver utföras men inte finns på någons beskrivning.
Ett uppdrag kan också förändras med klubbens mål och årsmötets synpunkter. Låt säga att klubben ska vara med i MHRF och ha en representant för det. Beroende på klubbens intentioner med detta medlemskap kan uppdraget variera från att vara en ensam mottagare av information från MHRF till att det är en stor arbetsgrupp som arbetar hårt med frågor som rör motorhistoria och möjligheten att använda våra hobbyfordon i nära samarbete med andra MHRF-anslutna klubbar.
Nästa utmaning är att skriva beskrivningar av uppgifterna man kommit fram till för respektive uppdrag. Ju mer jag lär mig om det här desto mer inser jag hur svårt det är att beskriva på ett bra sätt. För att ta några saker som kan bli fel.
Många vill ha en beskrivning som förklarar hur man ska göra en uppgift. Andra behöver mer fokus på varför uppgiften ska utföras och därför kanske behöver bra bakgrund och historik. En tredje grupp behöver istället en bra beskrivning av målet och hittar själva vägen dit.
Ge en målstyrd person en beskrivning i detalj hur uppgiften ska utföras utan att beskriva slutmålet så har du genast en person som tackar nej till uppdraget eller tar det och vantrivs. Samma sak om man ger en metodinriktad person en målbilds-beskrivning utan beskrivning hur man gör. Den tycker bara att beskrivningen är något flum som inte går att följa. Och det kan i verkligheten vara exakt samma uppdrag beskrivet på olika sätt.
Frågan med uppdragsbeskrivningar har varit uppe på bordet under min tid i styrelsen och vi har då konstaterat att det blir komplicerat att göra riktigt bra. Arbetsinsatsen för att göra bra beskrivningar och löpande hålla dem uppdaterade blir ganska hög när man börjar grotta ner sig i ämnet och då måste man göra en avvägning om arbetsinsatsen att upprätthålla systemet gör så mycket nytta för klubben att det är värt det. Den arbetsinsatsen kanske istället kan läggas på något annat som gör större nytta för klubbens medlemmar.
Som jag sa i början är jag i princip för någon form av uppdragsbeskrivningar men är samtidigt osäker på om man riskerar att skapa dels dåliga beskrivningar som riskerar att "skrämma bort" människor enbart för att de inte är utformade rätt och dels skapa administrativt arbete som kräver större arbetsinsats än det gör nytta.
